Vrijwilligers

Vrijwilligers zijn mensen die gratis op uw evenementen helpen. Ze verschillen van personeel: personeel zijn uw betaalde helpers, met personeelsportaal, dienstroulering en salarissen, terwijl vrijwilligers hun eigen lijst, hun eigen rooster en hun eigen takenlijst hebben, en nooit betaald worden. Uw vrijwilligerslijst staat onder Vrijwilligers in de Groei-groep van uw zijbalk; elk evenement heeft zijn eigen vrijwilligerspagina onder Beheren.

Wat u hier kunt doen

• Vrijwilligerslijst — iedereen die op uw evenementen geholpen heeft, of die u wilt vragen. Voeg mensen één voor één toe, of importeer de lijst die u al in een spreadsheet bijhoudt als een CSV-bestand. Elke persoon krijgt een vrijwilligernummer (V0001, V0002 enzovoort) en houdt hun geschiedenis voor alle uw evenementen.
• Uitnodigingen — op de vrijwilligerspagina van een evenement, nodig mensen van uw lijst uit, of nodig in één klik iedereen uit die op één van uw eerdere evenementen bevestigd was. Elke persoon krijgt een e-mail met de vraag “Kun je helpen?” met Ja en Nee. Ze antwoorden met één klik, zonder account.
• Aanmelding via de evenementenpagina — zet het aan onder de vrijwilligerswaarden van het evenement, en de evenementenpagina toont “Help je mee?”. Mensen melden zich aan, dienen in, en u accepteert of weigert elke aanmelding.
• Diensten — het vrijwilligersrooster: wat, wanneer, waar en hoeveel mensen. Zet bevestigde vrijwilligers op diensten; ze krijgen een e-mail wanneer u dat doet, en een herinnering ongeveer een dag daarvoor. Vrijwilligers melden zich in en uit, of u doet het voor hen vanaf het rooster.
• Taken — klussen voor het team. Een taak kan voor één vrijwilliger zijn, voor wie een bepaalde dienst werkt, of open voor het hele team. Vrijwilligers vinken hun taken zelf af.
• Vrijwilligersticket — een bedankticket, gratis of tegen gereduceerde prijs. Iedereen ziet het op de evenementpagina, maar alleen de bevestigde vrijwilligers van het evenement kunnen het kopen.
• Urenafrekening — een PDF van de geregistreerde uren van elke vrijwilliger bij u, voor een school, een werkgever of een studiebeursbewijs. U kunt het downloaden van de lijst; vrijwilligers downloaden het zelf.

De instellingen uitgelegd

• Vrijwilligersaanmelding op de evenementenpagina — standaard uit. Als het aan is, kunnen aangemelde mensen met een bevestigd e-mailadres zich aanmelden om te helpen. Niemand wordt automatisch bevestigd: elke aanmelding wacht op u.
• Tekst op de aanmeldingspagina — wat helpen inhoudt, wanneer u moet arriveren en wie u moet contacteren. Getoond boven het aanmeldingsformulier.
• Bedankbericht — getoond aan bevestigde vrijwilligers op de evenementenpagina, bij betaling naast het vrijwilligersticket, en in hun bevestigings-e-mail. {name} wordt vervangen door de naam van de vrijwilliger. Laat het leeg voor een standaardbedankje in de taal van de vrijwilliger.
• Alleen voor vrijwilligers (op een tickettype) — maakt het ticket een vrijwilligersticket. Geef het een prijs van nul voor een gratis ticket, of elke prijs voor een gereduceerd. Elke bevestigde vrijwilliger mag er één kopen, tenzij u een hoger limiet per persoon op het ticket instelt voor een plus-one.

Goed om te weten

• Op de lijst staan is geen uitnodiging. Het importeren van een lijst verzendt geen e-mail; u beslist per evenement wie u wilt vragen.
• Alleen bevestigde vrijwilligers kunnen op diensten gezet worden, taken krijgen en het vrijwilligersticket kopen. Iemand van een evenement afhalen maakt hun diensten vrij en geeft hun taken terug aan het team.
• Een vrijwilliger kan hun antwoord veranderen via de uitnodigingslink: ja zeggen na een eerder nee, of terugtreden na ja te hebben gezegd. Terugtrekken maakt hun diensten vrij.
• Bezoekers zien het vrijwilligersticket op de evenementpagina met het label Alleen voor vrijwilligers, net als tickets alleen voor leden. Het telt niet mee in overzichten, zoekresultaten en de prijs die uw evenement adverteert, dus een gratis vrijwilligersticket laat een betaald evenement niet gratis lijken.
• Uren tellen van in- tot uitchecken. Een dienst ingecheckt maar nooit uitgecheckt telt niets totdat deze gesloten is, wat u kunt doen via het rooster.
• Elke uitnodiging bevat een link om u af te melden voor uw uitnodigingen. Mensen die zich hebben afgemeld, worden overgeslagen wanneer u uitnodigt.
• Teamleden kunnen de vrijwilligers van een evenement beheren wanneer hun rol de Vrijwilligers toestemming bevat. De lijst zelf blijft bij u.

Problemen oplossen

• Een vrijwilliger kan het vrijwilligersticket niet zien — ze moeten bevestigd zijn voor dit evenement en ingelogd met het e-mailadres waarnaar u ze uitnodigde. Accounts zijn gekoppeld aan lijstinvoeren alleen via een bevestigd e-mailadres; de uitnodigingslink laat hen een account instellen voor precies dat adres.
• Iemand is overgeslagen toen u uitnodigde — ze staan al in een bepaalde status op dit evenement, of hebben zich afgemeld voor uw uitnodigingen. Al uitgenodigde mensen kunnen de uitnodiging opnieuw ontvangen via de Mensenlijst.
• Het importeren zegt dat een kolom ontbreekt — de eerste rij van het bestand moet kolomnamen bevatten, minstens name en email. Download de sjabloon om de exacte spelling te zien. Bestanden opgeslagen door Excel, inclusief Duitse Excel met puntkomma’s, worden als-is gelezen.

Zie ook

• Personeel
• Tickettypen
• Aangepaste rollen
• Als vrijwilliger op een evenement