Handmatige bestellingen

Handmatige bestellingen laten u een boeking namens iemand anders aanmaken vanaf het pagina Bestellingen van het evenement, voor situaties die de publieke afreken nooit ingebouwd had — een telefonische boeking, een gratis ticket voor een sponsor, een klant met een factuur, of iemand die daadwerkelijk niet online kan betalen. U kiest de tickets, noemt de deelnemer, en stuurt hen dan ofwel een link om te betalen, ofwel, voor gratis bestellingen, bevestigt u deze ter plekke.

Wat u hier kunt doen

• Open het formulier via de knop Handmatige bestelling in de kop van Bestellingen (.../manage/orders/create). Deze knop verschijnt alleen als u de besteellingsbevoeging voor dit evenement hebt.
• Voer de naam, e-mailadres en telefoonnummer van de koper in, kies vervolgens één of meer tickettypen en geef voor elk een aantal op.
• Elk tickettype wordt aangeboden tegen de effectieve prijs — de huidige prijs na toepassing van actieve prijsregels, flash sales of ledenprijzen, precies wat de openbare pagina nu zou rekenen. Het bedrag dat u op het scherm ziet, is het bedrag dat de koper moet betalen.
• Noem de deelnemer die elk ticket vasthoudt als u dit weet; laat er van af en de naam van de koper zelf wordt voor dat ticket gebruikt.
• Pas een kortingscode toe als de koper hierop recht heeft — deze wordt op dezelfde manier gecontroleerd als de openbare afreken, niet zomaar toegestaan omdat u deze hebt ingetikt.
• Bepaal hoe lang de tickets voor de koper worden vastgehouden voordat de bestelling als onbetaald wordt opgegeven.

De reservering

• Houd tickets vast voor wordt gemeten in uren en is standaard 168 — zeven dagen. Deze standaard is niet gewijzigd; het stond eerder weergegeven als 10.080 minuten, een getal dat niemand in één oogopslag kon lezen, dus het veld toont nu uren.
• Er is ook een exact datum-en-tijd-veld. Stel dat in en het wint van het urenveld — gebruik dit als de reservering op een specifiek moment moet eindigen, bijvoorbeeld de nacht voor de deuren opengaan, in plaats van een rond aantal uren gerekend vanaf het moment dat u de bestelling aanmaakt.
• De uren op 0 zetten betekent geen vervaldatum: de tickets blijven gereserveerd totdat u de bestelling zelf annuleert.
• Zolang een bestelling gereserveerd is, worden de tickets voor die koper gereserveerd. Loopt de reservering af zonder dat er iets betaald is, verloopt de bestelling en gaan de plaatsen weer in de algemene verkoop.

Wat er daarna gebeurt

1. Als er niets meer betaald hoeft te worden — een volledig vergoed bestelling, of een korting die het totaal tot nul brengt — wordt de bestelling onmiddellijk bevestigd en krijgt de deelnemer zijn of haar tickets direct gemaild, net als elke andere gratis boeking.
2. Anders wordt de bestelling aangemaakt als een goedgekeurde, onbetaalde bestelling en krijgt de koper een link naar een normale betalingspagina gemaild — dezelfde afreken die iedereen gebruikt, zodat zij betaalt via welke methoden u daar aanvaardt, en dezelfde bevestigings- en ticketmails volgen zodra het is goedgekeurd.
3. De bestelling verschijnt op het scherm Bestellingen zodra deze wordt aangemaakt, ongeacht of deze al is betaald.
4. Als een betalingslink staal is geworden voordat de koper erbij kon, opent u de bestelling en gebruikt u Opnieuw verzenden. Dit brengt een bestelling van wie de reservering al is verlopen weer tot leven en geeft deze een nieuw venster; het raakt niet aan een bestelling die is geannuleerd of terugbetaald, en doet niets zodra de bestelling al betaald is.

Goed om te weten

• Dit formulier slaat opzettelijk uw eigen bestelingsgrenzen over — het maximum aantal tickets per bestelling, per tickettype of per koper dat op de openbare pagina geldt — en zegt dit op het scherm. Het bestaat voor een naamgenoemde gast die u hebt besloten te plaatsen, niet als manier om uw eigen regels op schaal te omzeilen.
• Het verhindert u ook niet om te veel te verkopen. Het resterende aantal staat naast elk tickettype en wordt oranje zodra het op is, maar de bestelling kan nog steeds worden aangemaakt. Niets wordt daadwerkelijk uit de voorraad genomen totdat de koper betaalt, dus meer bestellingen aanmaken dan u plaatsen hebt is mogelijk, en het beheren ervan is aan u.
• Een kortingscode die niet kan worden ingewisseld, wordt volledig afgewezen, niet stilzwijgend genegeerd — u krijgt een foutmelding op het scherm in plaats van een boeking die de volle prijs in rekening brengt nadat de koper is verteld dat deze een korting had.
• Het aanmaken van een handmatige bestelling vereist dezelfde bevoegdheid als het goedkeuren van een openstaande aanvraag, dus een kassarole kan precies dat krijgen zonder ook volledig evenementbeheer.
• Het e-mailadres dat u invoert voor de koper is waar de betalingslink, of de gratis bevestiging, wordt verzonden, en staat op diens eigen ticket. Een naam getikt voor een ander persoon draagt zijn of haar eigen e-mailadres of telefoonnummer niet mee, tenzij u dat ook voor die rij hebt ingetikt.

Problemen oplossen

• De knop Handmatige bestelling ontbreekt — u hebt de besteellingsbevoegding voor dit evenement nodig; vraag de eigenaar van het evenement deze toe te kennen als u een subrole hebt.
• Koper zegt dat de betalingslink niet meer werkt — de reservering is waarschijnlijk verlopen. Open de bestelling en gebruikt u Opnieuw verzenden; bij een verlopen bestelling zet dit deze voor de koper terug met een nieuw venster in plaats van een link naar een dode pagina te sturen.
• Kortingscode werd afgewezen — dezelfde regels gelden als bij afreken: verkeerd evenement, verlopen, voorbij het gebruikslimiet, of al door deze koper gebruikt.
• De naam van een deelnemer ontbreekt op hun ticket — die rij was leeg toen de bestelling werd aangemaakt, dus de naam van de koper zelf werd in plaats daarvan gebruikt; open de bestelling daarna om de tickethouders te bewerken.
• Opnieuw verzenden doet niets — het brengt alleen een bestelling tot leven die daadwerkelijk verlopen en nog onbetaald is; een betaalde, geannuleerde of terugbetaalde bestelling blijft precies zoals deze is.

Zie ook

• Bestellingen
• Tickettypen
• Facturen