Voluntarios

Los voluntarios son las personas que ayudan en sus eventos de forma gratuita. Son distintos del personal: el personal son sus ayudantes pagados, con portal de personal, cambios de turno y nómina, mientras que los voluntarios tienen su propio equipo, su propio calendario y su propia lista de tareas, y nunca reciben pago. Su equipo de voluntarios se encuentra en Voluntarios en el grupo Crecer de su barra lateral; cada evento tiene su propia página de Voluntarios en Gestionar.

Qué puede hacer aquí

• Equipo — todas las personas que han ayudado en sus eventos, o a quienes quiere pedir ayuda. Añada gente uno a uno, o importe la lista que ya mantiene como un archivo CSV. Cada persona obtiene un número de voluntario (V0001, V0002 y así sucesivamente) y mantiene su historial en todos sus eventos.
• Invitaciones — en la página de Voluntarios de un evento, invite gente de su equipo, o con un clic a todas las personas que fueron confirmadas en uno de sus eventos anteriores. Cada persona recibe un correo preguntando “¿Puedes ayudar?” con Sí y No. Contestan con un clic, sin necesidad de cuenta.
• Inscripción desde la página del evento — active la opción en los Ajustes de voluntarios del evento, y la página del evento mostrará “Ser voluntario con nosotros”. La gente inicia sesión, se apunta, y usted acepta o rechaza cada solicitud.
• Turnos — el calendario de voluntarios: qué, cuándo, dónde y cuántas personas. Ponga voluntarios confirmados en turnos; reciben un correo cuando lo hace, y un recordatorio aproximadamente un día antes. Los voluntarios se registran y salen, o lo hace usted por ellos desde el calendario.
• Tareas — trabajos para el equipo. Una tarea puede ser para un voluntario, para quien trabaje un turno determinado, o abierta a todo el equipo. Los voluntarios marcan sus tareas completadas por sí mismos.
• Ticket de voluntario — un ticket de agradecimiento, gratuito o a precio reducido. Todo el mundo lo ve en la página del evento, pero solo los voluntarios confirmados del evento pueden comprarlo.
• Declaración de horas — un PDF con las horas registradas de cada voluntario con usted, para un colegio, un empleador o una solicitud de beca. Puede descargarlo desde el equipo; los voluntarios descargan el suyo propio.

Los ajustes en detalle

• Inscripción de voluntarios en la página del evento — desactivada por defecto. Cuando está activada, las personas que han iniciado sesión y tienen una dirección de correo confirmada pueden solicitar ayudar. Nadie se confirma automáticamente: cada solicitud espera su aprobación.
• Texto en la página de inscripción — en qué consiste ayudar, cuándo llegar y quién contactar. Se muestra encima del formulario de inscripción.
• Mensaje de agradecimiento — mostrado a voluntarios confirmados en la página del evento, en el carrito junto al ticket de voluntario, y en su correo de confirmación. {name} se reemplaza por el nombre del voluntario. Déjelo en blanco para un agradecimiento estándar en el idioma del voluntario.
• Solo voluntarios (en un tipo de ticket) — hace que el ticket sea un ticket de voluntario. Asigne un precio de cero para un ticket gratuito, o cualquier precio para uno reducido. Cada voluntario confirmado puede comprar uno, a menos que establezca un límite mayor por persona en el ticket para un acompañante.

Conviene saber

• Estar en el equipo no es una invitación. Importar una lista no envía correos; usted decide por evento a quién pedir ayuda.
• Solo los voluntarios confirmados pueden ponerse en turnos, recibir tareas y comprar el ticket de voluntario. Quitar a alguien de un evento libera sus lugares de turno y devuelve sus tareas al equipo.
• Un voluntario puede cambiar su respuesta desde el enlace de invitación: decir que sí después de un no anterior, o retirarse después de haber dicho que sí. Retirarse libera sus turnos.
• Los visitantes ven el ticket de voluntario en la página del evento con la etiqueta Solo voluntarios, igual que los tickets solo para miembros. No cuenta en los listados, los resultados de búsqueda ni el precio que anuncia su evento, así que un ticket de voluntario gratuito no hace que un evento de pago parezca gratuito.
• Las horas se cuentan desde el registro de entrada hasta el de salida. Un turno registrado pero nunca de salida no cuenta nada hasta que se cierre, que puede hacer desde el calendario.
• Cada invitación lleva un enlace para optar no participar en sus invitaciones. Las personas que optaron no participar se omiten cada vez que invita.
• Los miembros del equipo pueden gestionar los voluntarios de un evento cuando su rol incluya el permiso de Voluntarios. El equipo en sí sigue siendo suyo.

Solución de problemas

• Un voluntario no puede ver el ticket de voluntario — debe estar confirmado para este evento e iniciado sesión con la dirección de correo en la que fue invitado. Las cuentas se vinculan a entradas del equipo solo con una dirección de correo confirmada; el enlace de invitación le permite crear una cuenta para exactamente esa dirección.
• Alguien fue omitido cuando invitó — ya está en este evento en algún estado, u optó no participar en sus invitaciones. Las personas ya invitadas pueden recibir la invitación de nuevo desde la lista de Personas.
• La importación dice que falta una columna — la primera fila del archivo debe nombrar las columnas, al menos name y email. Descargue la plantilla para ver la ortografía exacta. Los archivos guardados por Excel, incluyendo Excel alemán con puntos y coma, se leen tal como están.

Véase también

• Personal
• Tipos de ticket
• Roles personalizados
• Ser voluntario en un evento