Voluntários

Voluntários são as pessoas que ajudam nos seus eventos gratuitamente. São diferentes do pessoal: o pessoal são os seus ajudantes pagos, com o portal de pessoal, trocas de turno e folha de pagamento, enquanto os voluntários têm o seu próprio registo, a sua própria rota e a sua própria lista de tarefas, e nunca são pagos. O seu registo de voluntários fica em Voluntários no grupo Crescer da sua barra lateral; cada evento tem a sua própria página de Voluntários em Gerir.

O que pode fazer aqui

• Registo — todas as pessoas que ajudaram nos seus eventos, ou a quem quer pedir ajuda. Adicione pessoas uma a uma, ou importe a lista que já tem como um ficheiro CSV. Cada pessoa recebe um número de voluntário (V0001, V0002 e assim por diante) e mantém o seu histórico em todos os seus eventos.
• Convites — na página de Voluntários de um evento, convide pessoas do seu registo, ou num clique todas as pessoas que confirmaram num dos seus eventos anteriores. Cada pessoa recebe um email a perguntar « Pode ajudar? » com Sim e Não. Respondem com um clique, sem conta.
• Inscrição na página do evento — ative-a nas Definições de voluntários do evento, e a página do evento mostra « Voluntarie-se connosco ». As pessoas inscrevem-se, candidatam-se, e o utilizador aceita ou rejeita cada candidatura.
• Turnos — a rota de voluntários: o quê, quando, onde e quantas pessoas. Coloque voluntários confirmados em turnos; recebem um email quando o faz, e um lembrete cerca de um dia antes. Os voluntários marcam a sua entrada e saída, ou o utilizador fá-lo por eles na rota.
• Tarefas — trabalhos para a equipa. Uma tarefa pode ser para um voluntário, para quem trabalha um turno específico, ou aberta para toda a equipa. Os voluntários marcam as suas tarefas como concluídas.
• Bilhete de voluntário — um bilhete de agradecimento, gratuito ou a um preço reduzido. Toda a gente o vê na página do evento, mas só os voluntários confirmados do evento o podem comprar.
• Declaração de horas — um PDF das horas registadas de cada voluntário consigo, para uma escola, um empregador ou uma candidatura de bolsa. Pode transferi-lo do registo; os voluntários transferem o seu próprio.

Definições explicadas

• Inscrição de voluntário na página do evento — desativada por padrão. Quando está ativada, pessoas com sessão iniciada e um endereço de email confirmado podem candidatar-se a ajudar. Ninguém é confirmado automaticamente: cada candidatura aguarda pelo utilizador.
• Texto na página de inscrição — o que envolve ajudar, quando chegar e com quem contactar. Mostrado acima do formulário de inscrição.
• Mensagem de agradecimento — mostrada a voluntários confirmados na página do evento, no checkout ao lado do bilhete de voluntário, e no seu email de confirmação. {name} é substituído pelo nome do voluntário. Deixe em branco para um agradecimento padrão na língua do voluntário.
• Apenas voluntários (num tipo de bilhete) — torna o bilhete um bilhete de voluntário. Coloque um preço de zero para um bilhete gratuito, ou qualquer preço para um reduzido. Cada voluntário confirmado pode comprar um, a menos que defina um limite maior por pessoa no bilhete para um acompanhante.

Bom a saber

• Estar no registo não é um convite. Importar uma lista não envia email; o utilizador decide por evento a quem pedir.
• Apenas voluntários confirmados podem ser colocados em turnos, receber tarefas e comprar o bilhete de voluntário. Remover alguém de um evento liberta os seus lugares nos turnos e devolve as suas tarefas à equipa.
• Um voluntário pode mudar a sua resposta a partir do link do convite: dizer sim após um anterior não, ou retirar-se após dizer sim. Retirar-se liberta os seus turnos.
• Os visitantes veem o bilhete de voluntário na página do evento com a indicação Apenas voluntários, tal como os bilhetes só para membros. Não conta nas listagens, nos resultados de pesquisa nem no preço que o seu evento anuncia, por isso um bilhete de voluntário gratuito não faz um evento pago parecer gratuito.
• As horas contam desde a entrada até à saída. Um turno marcado como entrada mas nunca saída não conta para nada até ser fechado, o que pode fazer na rota.
• Cada convite tem um link para cancelar os seus convites. As pessoas que cancelaram são ignoradas sempre que o utilizador convida.
• Os membros da equipa podem gerir os voluntários de um evento quando a sua função inclui a permissão Voluntários. O registo propriamente dito fica consigo.

Resolução de problemas

• Um voluntário não consegue ver o bilhete de voluntário — deve estar confirmado para este evento e com sessão iniciada com o endereço de email para o qual foi convidado. As contas estão ligadas aos registos de registo apenas num endereço de email confirmado; o link do convite deixa-os configurar uma conta para exatamente esse endereço.
• Alguém foi ignorado quando convidou — já está neste evento nalgum estado, ou cancelou os seus convites. Pessoas já convidadas podem receber o convite novamente na lista de Pessoas.
• A importação diz que uma coluna está em falta — a primeira linha do ficheiro deve nomear as colunas, pelo menos name e email. Transfira o modelo para ver a ortografia exata. Ficheiros guardados pelo Excel, incluindo Excel alemão com pontos e vírgulas, são lidos como estão.

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