Check-in & Einlassmanagement

Mit dem Check-in-System können Sie Ticketgäste an der Tür scannen, die Anwesenheit in Echtzeit verfolgen und den Zugang über mehrere Gates verwalten. Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie wissen müssen, um einen reibungslosen Check-in-Prozess am Veranstaltungstag durchzuführen.

QR-Code-Scannen

Die primäre Methode zum Einchecken von Gästen ist das Scannen des QR-Codes auf ihrem Ticket:

1. Öffnen Sie die Check-in-Seite im Dashboard "Verwalten" Ihres Ereignisses.
2. Klicken Sie auf "Scannen", um den Kamerascanner auf Ihrem Gerät zu aktivieren.
3. Richten Sie die Kamera auf den QR-Code des Gastes (auf seinem Telefonbildschirm oder ausgedrucktem Ticket).
4. Das System validiert das Ticket sofort und zeigt eine grüne Bestätigung oder eine rote Ablehnung an.

Nach Name, E-Mail oder Referenz suchen

Wenn das Scannen nicht möglich ist (z. B. der Bildschirm des Gastes ist gebrochen, kein ausgedrucktes Ticket), können Sie ihn manuell nachschlagen:

1. Klicken Sie auf die Suchleiste auf der Check-in-Seite.
2. Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Buchungsreferenz des Gastes ein (z. B. BK-A1B2C3D4).
3. Wählen Sie den richtigen Gast aus den Ergebnissen aus.
4. Klicken Sie auf "Einchecken", um ihn als angekommen zu markieren.

Duplikat-Scan-Verhinderung

Das System verhindert automatisch doppelte Check-ins:

• Wenn ein QR-Code bereits gescannt wurde, zeigt das System eine Warnung mit der ursprünglichen Check-in-Zeit an.
• Dies verhindert die gemeinsame Nutzung von Tickets und stellt sicher, dass jedes Ticket nur einmal verwendet wird.
• Die Warnung wird mit einer gelben/bernsteinfarbenen Benachrichtigung angezeigt, damit das Türpersonal das Problem sofort identifizieren kann.

Check-in rückgängig machen

Haben Sie versehentlich jemanden eingecheckt? Sie können es rückgängig machen:

1. Finden Sie den Gast im Check-in-Protokoll.
2. Klicken Sie auf "Rückgängig" neben seinem Eintrag.
3. Der Check-in wird rückgängig gemacht und das Ticket kann erneut gescannt werden.

Multi-Gate-Management

Für Veranstaltungen mit mehreren Eingängen:

• Jedes Gate kann sein eigenes Gerät mit der gleichzeitig ausgeführten Check-in-Seite haben.
• Alle Check-ins werden in Echtzeit synchronisiert — ein Ticket, das an Gate A gescannt wird, wird sofort an Gate B als verwendet markiert.
• Das Check-in-Dashboard zeigt eine Aufschlüsselung der Einträge pro Gate.

Echtzeit-Kapazitätszähler

Die Check-in-Seite zeigt Live-Statistiken an:

• Eingecheckt / Gesamt — wie viele Gäste angekommen sind vs. Gesamtzahl bestätigter Buchungen
• Check-in-Rate — Prozentsatz der angekommen Gäste
• Check-in-Zeitleiste — Diagramm, das die Ankunftsmuster im Laufe der Zeit zeigt

Offline-Modus-Tipps

Das Internet an Veranstaltungsorten kann unzuverlässig sein. Um sich auf Offline-Szenarien vorzubereiten:

• Laden Sie die Check-in-Seite während der Verbindung — die Gastliste wird lokal zwischengespeichert.
• Wenn die Verbindung unterbrochen wird, werden Scan-Ergebnisse lokal in die Warteschlange eingefügt und synchronisiert, wenn die Verbindung wiederhergestellt wird.
• Erwägen Sie, eine Sicherungsliste mit gedruckten Gästen für die schlimmsten Szenarien zu haben.

Check-in-Berechtigungen für Personal

Nicht jedes Mitglied Ihres Teams benötigt Vollzugriff auf das Ereignis, um beim Check-in zu helfen:

• Weisen Sie Teammitgliedern die Unterrolle box_office zu, um ihnen Check-in-Zugriff zu gewähren, ohne vollständige Ereignisverwaltungsberechtigungen zu erteilen.
• Die staff-Unterrolle hat auch Check-in-Scan-Fähigkeit.
• Verwalten Sie Teamrollen in Ereignis → Verwalten → Personal.