Bénévoles

Les bénévoles sont les personnes qui aident à vos événements gratuitement. Ils sont distincts du personnel : le personnel ce sont vos assistants rémunérés, avec le portail personnel, les échanges de quarts et la paie, tandis que les bénévoles ont leur propre liste, leur propre programmation et leur propre liste de tâches, et ne sont jamais rémunérés. Votre liste de bénévoles se trouve sous Bénévoles dans le groupe Développer de votre barre latérale ; chaque événement a sa propre page Bénévoles sous Gérer.

Ce que vous pouvez faire ici

• Liste — tous ceux qui ont aidé à vos événements, ou que vous souhaitez inviter. Ajoutez les personnes une par une, ou importez la liste que vous conservez déjà en tant que fichier CSV. Chaque personne obtient un numéro de bénévole (V0001, V0002, etc.) et conserve son historique dans tous vos événements.
• Invitations — sur la page Bénévoles d’un événement, invitez des personnes de votre liste, ou en un clic tous ceux qui ont confirmé leur présence à l’un de vos événements antérieurs. Chaque personne reçoit un e-mail demandant « Pouvez-vous aider ? » avec Oui et Non. Ils répondent en un seul clic, sans compte.
• Inscription à partir de la page de l’événement — activez-le sous les paramètres Bénévoles de l’événement, et la page de l’événement affiche « Aidez-nous en tant que bénévole ». Les personnes se connectent, postulent, et vous acceptez ou refusez chaque demande.
• Quarts — la programmation des bénévoles : quoi, quand, où et combien de personnes. Placez les bénévoles confirmés sur des quarts ; ils reçoivent un e-mail quand vous le faites, et un rappel environ un jour avant. Les bénévoles se pointent et se dépointeront eux-mêmes, ou vous le faites pour eux à partir de la programmation.
• Tâches — des tâches pour l’équipe. Une tâche peut être pour un bénévole, pour quiconque travaille un quart donné, ou ouverte à toute l’équipe. Les bénévoles cochent leurs tâches eux-mêmes.
• Billet bénévole — un billet de remerciement, gratuit ou à prix réduit. Tout le monde le voit sur la page de l’événement, mais seuls les bénévoles confirmés de l’événement peuvent l’acheter.
• Déclaration d’heures — un PDF des heures enregistrées de chaque bénévole avec vous, pour une école, un employeur ou une demande de bourse. Vous pouvez le télécharger à partir de la liste ; les bénévoles téléchargent le leur.

Les réglages en détail

• Inscription des bénévoles sur la page de l’événement — désactivé par défaut. Quand il est activé, les personnes connectées avec une adresse e-mail confirmée peuvent postuler pour aider. Personne n’est confirmé automatiquement : chaque demande attend votre réponse.
• Texte sur la page d’inscription — ce que l’aide implique, quand arriver et qui contacter. Affiché au-dessus du formulaire d’inscription.
• Message de remerciement — affiché aux bénévoles confirmés sur la page de l’événement, au moment du paiement à côté du billet bénévole, et dans leur e-mail de confirmation. {name} est remplacé par le nom du bénévole. Laissez-le vide pour un remerciement standard dans la langue du bénévole.
• Bénévoles uniquement (sur un type de billet) — rend le billet un billet bénévole. Donnez-lui un prix de zéro pour un billet gratuit, ou n’importe quel prix pour un prix réduit. Chaque bénévole confirmé peut en acheter un, à moins que vous définissiez une limite supérieure par personne sur le billet pour un accompagnateur.

Bon à savoir

• Être sur la liste n’est pas une invitation. L’importation d’une liste n’envoie aucun e-mail ; vous décidez par événement qui inviter.
• Seuls les bénévoles confirmés peuvent être placés sur des quarts, se voir confier des tâches et acheter le billet bénévole. Retirer quelqu’un d’un événement libère ses places de quart et rend ses tâches à l’équipe.
• Un bénévole peut modifier sa réponse à partir du lien d’invitation : dire oui après un non antérieur, ou se retirer après avoir dit oui. Se retirer libère leurs quarts.
• Les visiteurs voient le billet bénévole sur la page de l’événement avec la mention Bénévoles uniquement, comme les billets réservés aux membres. Il n’est pas pris en compte dans les listes, les résultats de recherche ni le prix que votre événement annonce : un billet bénévole gratuit ne fait pas sembler gratuit un événement payant.
• Les heures comptent à partir du pointage à l’arrivée jusqu’au pointage au départ. Un quart pointé mais jamais sorti compte pour rien jusqu’à ce qu’il soit fermé, ce que vous pouvez faire à partir de la programmation.
• Chaque invitation porte un lien pour se désabonner de vos invitations. Les personnes qui se sont désabonnées sont ignorées chaque fois que vous invitez.
• Les membres de l’équipe peuvent gérer les bénévoles d’un événement quand leur rôle inclut la permission Bénévoles. La liste elle-même reste avec vous.

Dépannage

• Un bénévole ne peut pas voir le billet bénévole — il doit être confirmé pour cet événement et connecté avec l’adresse e-mail que vous avez invitée. Les comptes sont liés aux entrées de la liste uniquement sur une adresse e-mail confirmée ; le lien d’invitation leur permet de configurer un compte pour exactement cette adresse.
• Quelqu’un a été ignoré quand vous avez invité — il est déjà sur cet événement dans un certain statut, ou il s’est désabonné de vos invitations. Les personnes déjà invitées peuvent se voir renvoyer l’invitation à partir de la liste des personnes.
• L’importation dit qu’une colonne manque — la première ligne du fichier doit nommer les colonnes, au minimum name et email. Téléchargez le modèle pour voir l’orthographe exacte. Les fichiers enregistrés par Excel, y compris Excel allemand avec des points-virgules, sont lus comme ils sont.

Voir aussi

• Personnel
• Types de billets
• Rôles personnalisés
• Bénévolat à un événement