Frivillige

Frivillige er mennesker, som hjælper til dine arrangementer uden betaling. De adskiller sig fra personale: personale er dine betalte hjælpere med personale-portal, vagttyveri og lønningsregnskab, mens frivillige har deres egen liste, deres egen rosteringsplan og deres egen opgaveliste, og bliver aldrig betalt. Din frivillig-liste ligger under Frivillige i Vækst-gruppen på dit sidebjælke; hvert arrangement har sin egen Frivillige-side under Administrer.

Hvad du kan gøre her

• Liste — alle der har hjulpet til dine arrangementer, eller dem du gerne vil spørge. Tilføj mennesker én efter én, eller importér listen du allerede har som en CSV-fil. Hver person får et frivillig-nummer (V0001, V0002 osv.) og beholder sin historie på tværs af alle dine arrangementer.
• Invitationer — på et arrangements Frivillige-side kan du invitere mennesker fra din liste, eller med ét klik alle som blev bekræftet til et af dine tidligere arrangementer. Hver person får en e-mail der spørger “Kan du hjælpe?” med Ja og Nej. De svarer med ét klik uden en konto.
• Tilmelding fra arrangementssiden — slå det til under arrangementets Frivillige-indstillinger, og arrangementssiden viser “Vær frivillig hos os”. Mennesker logger ind, søger, og du accepterer eller afslår hver ansøgning.
• Vagter — frivillig-rosteringen: hvad, hvornår, hvor og hvor mange mennesker. Sæt bekræftede frivillige på vagter; de får en e-mail når du gør det, og en påmindelse omkring en dag før. Frivillige tjekker sig selv ind og ud, eller du gør det for dem fra rosteringen.
• Opgaver — job for holdet. En opgave kan være for én frivillig, for den der arbejder en bestemt vagt, eller åben for hele holdet. Frivillige markerer deres opgaver som udført selv.
• Frivillig-billet — en takke-billet, gratis eller til reduceret pris. Alle ser den på arrangementssiden, men kun arrangementets bekræftede frivillige kan købe den.
• Timer-erklæring — en PDF med hver frivilligs registrerede timer hos dig, til en skole, en arbejdsgiver eller en stipendieansøgning. Du kan downloade det fra listen; frivillige downloader deres eget.

Indstillinger forklaret

• Frivillig-tilmelding på arrangementssiden — slået fra som standard. Når det er slået til, kan loggede ind mennesker med en bekræftet e-mail-adresse søge om at hjælpe. Ingen bliver bekræftet automatisk: hver ansøgning venter på dig.
• Tekst på tilmeldingssiden — hvad hjælpen omfatter, hvornår du ankommer og hvem der skal kontaktes. Vist over tilmeldingsformularen.
• Takke-besked — vist til bekræftede frivillige på arrangementssiden, ved betaling ved siden af frivillig-billetten, og i deres bekræftelsese-mail. {name} erstattes med frivilligs navn. Lad det være tomt for en standard takke-besked på frivilligs sprog.
• Kun frivillige (på en billettype) — gør billetten til en frivillig-billet. Giv det en pris på nul for en gratis billet, eller enhver pris for en reduceret. Hver bekræftet frivillig kan købe én, medmindre du sætter en højere pr.-person grænse på billetten for en plus-en.

Godt at vide

• At være på listen betyder ikke en invitation. Import af en liste sender ingen e-mail; du beslutter pr. arrangement hvem du skal spørge.
• Kun bekræftede frivillige kan sættes på vagter, få opgaver og købe frivillig-billetten. At fjerne nogen fra et arrangement frigør deres vagt-pladser og giver deres opgaver tilbage til holdet.
• En frivillig kan ændre deres svar fra invitationslinket: sige ja efter et tidligere nej, eller træde tilbage efter at have sagt ja. At træde tilbage frigør deres vagter.
• Besøgende ser frivillig-billetten på arrangementssiden med mærket Kun frivillige, ligesom billetter kun for medlemmer. Den tælles ikke med i lister, søgeresultater eller den pris, dit arrangement annoncerer, så en gratis frivillig-billet får ikke et betalt arrangement til at se gratis ud.
• Timer tæller fra tjek-ind til tjek-ud. En vagt tjekket ind men aldrig ud tæller ingenting til den er lukket, som du kan gøre fra rosteringen.
• Hver invitation indeholder et link til at framelde sig dine invitationer. Mennesker der har frameldt sig springes over når du inviterer.
• Teammedlemmer kan administrere et arrangements frivillige når deres rolle inkluderer tilladelsen Frivillige. Listen selv bliver hos dig.

Fejlfinding

• En frivillig kan ikke se frivillig-billetten — de skal være bekræftet for dette arrangement og logget ind med den e-mail-adresse du inviterede dem på. Konti forbindes til liste-poster kun på en bekræftet e-mail-adresse; invitationslinket lader dem opsætte en konto for præcis den adresse.
• Nogen blev sprunget over når du inviterede — de er allerede på dette arrangement i en eller anden status, eller de frameldte sig dine invitationer. Folk der allerede er inviteret kan få invitationen sendt igen fra befolkningslisten.
• Importen siger at en kolonne mangler — første række i filen skal navngive kolonnerne, mindst name og email. Download skabelonen for at se den nøjagtige stavning. Filer gemt af Excel, inklusiv tysk Excel med semikolon, læses som de er.

Relateret

• Personale
• Billettyper
• Brugerdefinerede roller
• At være frivillig til et arrangement