Volontärer

Volontärer är de människor som hjälper till på dina arrangemang utan betalt. De skiljer sig från personal: personal är dina betalda hjälpare med personalportalen, arbetspass och lönehantering, medan volontärer har sitt eget register, sitt eget schema och sin egen uppgiftslista och betals aldrig. Ditt volontärregister finns under Volontärer i Växgruppen i din sidospalt; varje arrangemang har sin egen Volontärsida under Hantera.

Vad du kan göra här

• Register — alla som har hjälpt till på dina arrangemang, eller som du vill fråga. Lägg till personer en och en, eller importera listan du redan har som en CSV-fil. Varje person får ett volontärnummer (V0001, V0002 och så vidare) och behåller sin historik över alla dina arrangemang.
• Inbjudningar — på ett arrangemengs Volontärsida bjuder du in personer från ditt register, eller med ett klick alla som bekräftades vid något av dina tidigare arrangemang. Varje person får ett e-postmeddelande som frågar “Kan du hjälpa till?” med Ja och Nej. De svarar med ett klick, utan konto.
• Anmälan från arrangemangsidan — slå på det under arrangementets Volontärinställningar, och arrangemangsidan visar “Volontär med oss”. Människor loggar in, ansöker, och du accepterar eller avböjer varje ansökan.
• Pass — volontärrosteringen: vad, när, var och hur många människor. Sätt bekräftade volontärer på pass; de får ett e-postmeddelande när du gör det, och en påminnelse ungefär en dag innan. Volontärer checkar in och ut sig själva, eller så gör du det för dem från rosteringen.
• Uppgifter — jobb för teamet. En uppgift kan vara för en volontär, för alla som arbetar ett visst pass, eller öppen för hela teamet. Volontärer bockar av sina uppgifter själva.
• Volontärbiljett — en tackbiljett, gratis eller till reducerat pris. Alla ser den på arrangemangsidan, men bara arrangemangets bekräftade volontärer kan köpa den.
• Uttalande över timmar — en PDF över varje volontärs registrerade timmar hos dig, för en skola, en arbetsgivare eller en stipendieansökan. Du kan ladda ner det från registret; volontärer laddar ned sitt eget.

Inställningar förklarade

• Volontäranmälan på arrangemangsidan — av som standard. När det är på kan inloggade människor med en bekräftad e-postadress ansöka om att hjälpa. Ingen bekräftas automatiskt: varje ansökan väntar på dig.
• Text på anmälningssidan — vad hjälpen innebär, när man ska komma och vem man ska kontakta. Visas ovanför anmälningsformuläret.
• Tackmeddelande — visas för bekräftade volontärer på arrangemangsidan, vid checkout bredvid volontärbiljetten och i deras bekräftelsemeddelande. {name} ersätts med volontärens namn. Lämna det tomt för ett standardtackmeddelande på volontärens språk.
• Endast volontärer (på en biljetttyp) — gör biljetten till en volontärbiljett. Ge den ett pris på noll för en gratis biljett, eller valfritt pris för en reducerad. Varje bekräftad volontär kan köpa en, om du inte ställer in en högre per-person-gräns på biljetten för en plusgäst.

Bra att veta

• Att vara på registret är inte en inbjudan. Importering av en lista skickar ingen e-post; du bestämmer per arrangemang vem du vill fråga.
• Bara bekräftade volontärer kan sättas på pass, få uppgifter och köpa volontärbiljetten. Att ta någon bort från ett arrangemang frigör deras passplatser och återlämnar deras uppgifter till teamet.
• En volontär kan ändra sitt svar från inbjudningslänken: säg ja efter ett tidigare nej, eller drag dig ur efter att ha sagt ja. Att dra sig ur frigör deras pass.
• Besökare ser volontärbiljetten på arrangemangsidan med märkningen Endast volontärer, precis som biljetter endast för medlemmar. Den räknas inte med i listor, sökresultat eller priset som ditt arrangemang annonserar, så en gratis volontärbiljett får inte ett betalt arrangemang att se gratis ut.
• Timmar räknas från incheckad till utcheckad. Ett pass som är incheckad men aldrig ut räknas ingenting tills det är stängt, vilket du kan göra från rosteringen.
• Varje inbjudan innehåller en länk för att avanmäla sig från dina inbjudningar. Människor som avanmäler sig hoppas över när du bjuder in.
• Lagmedlemmar kan hantera ett arrangemengs volontärer när deras roll inkluderar behörigheten Volontärer. Registret själv stannar hos dig.

Felsökning

• En volontär kan inte se volontärbiljetten — de måste vara bekräftade för detta arrangemang och inloggade med e-postadressen du bjöd in. Konton är länkade till registerposterna bara på en bekräftad e-postadress; inbjudningslänken låter dem skapa ett konto för exakt den adressen.
• Någon hoppades över när du bjöd in — de är redan på detta arrangemang i någon status, eller de avanmälde sig från dina inbjudningar. Redan inbjudna människor kan skickas inbjudan igen från Personlistan.
• Importen säger att en kolumn saknas — första raden i filen måste namnge kolumnerna, minst name och email. Ladda ned mallen för att se den exakta stavningen. Filer sparade av Excel, inklusive tysk Excel med semikolon, läses som de är.

Relaterat

• Personal
• Biljetttyper
• Anpassade roller
• Volontärarbete på ett arrangemang