Ehrenamtliche

Ehrenamtliche sind Personen, die kostenlos bei Ihren Veranstaltungen helfen. Sie sind vom Personal getrennt: Personal ist Ihre bezahlte Hilfe mit Personalportal, Schichtwechsel und Lohnabrechnung, während Ehrenamtliche ihre eigene Kartei, ihren eigenen Dienstplan und ihre eigene Aufgabenliste haben und niemals bezahlt werden. Ihre Ehrenamtlichen-Kartei befindet sich unter Ehrenamtliche in der Gruppe Wachstum in Ihrer Seitenleiste; jede Veranstaltung hat ihre eigene Seite Ehrenamtliche unter Verwalten.

Was Sie hier tun können

• Kartei — jeder, der bei Ihren Veranstaltungen geholfen hat oder dem Sie eine Anfrage stellen möchten. Fügen Sie Personen einzeln hinzu oder importieren Sie die Liste, die Sie bereits als CSV-Datei führen. Jede Person erhält eine Ehrenamtlichen-Nummer (V0001, V0002 usw.) und behält ihre Vergangenheit über alle Ihre Veranstaltungen hinweg.
• Einladungen — auf der Seite Ehrenamtliche einer Veranstaltung laden Sie Personen aus Ihrer Kartei ein oder mit einem Klick alle, die bei einer Ihrer früheren Veranstaltungen bestätigt wurden. Jede Person erhält eine E-Mail mit der Frage “Kannst du helfen?” mit Ja und Nein. Sie antworten mit einem Klick, ohne Konto.
• Anmeldung von der Veranstaltungsseite — schalten Sie diese unter den Einstellungen Ehrenamtliche der Veranstaltung ein, und die Veranstaltungsseite zeigt “Hilf uns bei dieser Veranstaltung”. Personen melden sich an, bewerben sich, und Sie akzeptieren oder lehnen jede Bewerbung ab.
• Schichten — der Ehrenamtlichen-Dienstplan: was, wann, wo und wie viele Personen. Tragen Sie bestätigte Ehrenamtliche in Schichten ein; sie erhalten eine E-Mail, wenn Sie das tun, und eine Erinnerung etwa einen Tag vorher. Ehrenamtliche checken sich selbst ein und aus oder Sie tun es für sie aus dem Dienstplan.
• Aufgaben — Arbeiten für das Team. Eine Aufgabe kann für einen Ehrenamtlichen, für alle, die eine bestimmte Schicht arbeiten, oder für das ganze Team offen sein. Ehrenamtliche haken ihre Aufgaben selbst ab.
• Ehrenamtlichen-Ticket — ein Dankesticket, kostenlos oder zu reduziertem Preis. Alle sehen es auf der Veranstaltungsseite, kaufen können es aber nur die bestätigten Ehrenamtlichen der Veranstaltung.
• Stundenabrechnung — ein PDF der erfassten Stunden jedes Ehrenamtlichen bei Ihnen für eine Schule, einen Arbeitgeber oder eine Stipendienbewerbung. Sie können es aus der Kartei herunterladen; Ehrenamtliche laden ihre eigene herunter.

Die Einstellungen im Detail

• Ehrenamtlichen-Anmeldung auf der Veranstaltungsseite — standardmäßig aus. Wenn diese aktiviert ist, können angemeldete Personen mit bestätigter E-Mail-Adresse sich zum Helfen anmelden. Niemand wird automatisch bestätigt: jede Anmeldung wartet auf Sie.
• Text auf der Anmeldeseite — was das Helfen beinhaltet, wann man ankommt und wen man kontaktiert. Wird über dem Anmeldeformular angezeigt.
• Dankesnachricht — wird bestätigten Ehrenamtlichen auf der Veranstaltungsseite, beim Checkout neben dem Ehrenamtlichen-Ticket und in ihrer Bestätigungs-E-Mail angezeigt. {name} wird durch den Namen des Ehrenamtlichen ersetzt. Lassen Sie es leer für eine Standard-Danksagung in der Sprache des Ehrenamtlichen.
• Nur für Ehrenamtliche (für einen Tickettyp) — macht das Ticket zu einem Ehrenamtlichen-Ticket. Geben Sie ihm einen Preis von Null für ein kostenloses Ticket oder einen beliebigen Preis für ein reduziertes. Jeder bestätigte Ehrenamtliche kann eines kaufen, es sei denn, Sie setzen ein höheres Limit pro Person auf dem Ticket für eine Zusatzperson.

Gut zu wissen

• In der Kartei zu sein ist keine Einladung. Der Import einer Liste sendet keine E-Mail; Sie entscheiden pro Veranstaltung, wen Sie einladen möchten.
• Nur bestätigte Ehrenamtliche können in Schichten eingeplant werden, Aufgaben erhalten und das Ehrenamtlichen-Ticket kaufen. Das Entfernen einer Person von einer Veranstaltung gibt ihre Schichtplätze frei und gibt ihre Aufgaben an das Team zurück.
• Ein Ehrenamtlicher kann seine Antwort über den Einladungslink ändern: nach einem früheren Nein Ja sagen oder nach einem Ja zurückziehen. Das Zurückziehen gibt seine Schichten frei.
• Besucher sehen das Ehrenamtlichen-Ticket auf der Veranstaltungsseite mit dem Hinweis Nur für Ehrenamtliche, so wie Tickets nur für Mitglieder. In Listenansichten, Suchergebnissen und dem Preis, den Ihre Veranstaltung bewirbt, zählt es nicht mit – ein kostenloses Ehrenamtlichen-Ticket lässt eine bezahlte Veranstaltung also nicht kostenlos aussehen.
• Stunden werden vom Einchecken bis zum Auschecken gezählt. Eine Schicht, die eingecheckt, aber nie ausgecheckt wurde, zählt nichts, bis sie geschlossen wird, was Sie aus dem Dienstplan tun können.
• Jede Einladung enthält einen Link zum Abmelden Ihrer Einladungen. Personen, die sich abgemeldet haben, werden übersprungen, wenn Sie einladen.
• Teammitglieder können die Ehrenamtlichen einer Veranstaltung verwalten, wenn ihre Rolle die Berechtigung Ehrenamtliche enthält. Die Kartei selbst bleibt bei Ihnen.

Fehlerbehebung

• Ein Ehrenamtlicher kann das Ehrenamtlichen-Ticket nicht sehen — er muss für diese Veranstaltung bestätigt sein und angemeldet mit der E-Mail-Adresse, unter der Sie ihn eingeladen haben. Konten sind nur bei bestätigter E-Mail-Adresse mit Karteieinträgen verknüpft; der Einladungslink ermöglicht es ihm, ein Konto genau für diese Adresse einzurichten.
• Jemand wurde beim Einladen übersprungen — er ist bereits auf dieser Veranstaltung in einem Status oder hat sich von Ihren Einladungen abgemeldet. Bereits eingeladene Personen können die Einladung aus der Personenliste erneut gesendet bekommen.
• Der Import besagt, dass eine Spalte fehlt — die erste Zeile der Datei muss die Spaltennamen enthalten, mindestens name und email. Laden Sie die Vorlage herunter, um die genaue Schreibweise zu sehen. Von Excel gespeicherte Dateien, einschließlich deutschem Excel mit Semikola, werden so gelesen, wie sie sind.

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