Event-E-Mail-Vorlagen

Jede transaktionale E-Mail, die Ihre Teilnehmer erhalten, geht von einem plattformweiten Standard aus. Auf diesem Bildschirm können Sie Wortlaut und Layout dieser E-Mail nur für ein Event überschreiben, ohne den Standard oder ein anderes Event zu berühren. Erreichbar über Event → Verwalten → Teilnehmerkommunikation → E-Mail-Vorlagen.

Was Sie hier tun können

• Elf überschreibbare Vorlagen — Buchung bestätigt, ausstehend, genehmigt, abgelehnt und storniert; Erstattung verarbeitet; Warteliste bestätigt und Warteliste abgelehnt; Event-Erinnerung (24 Std.); Event-Absage- und Event-Aktualisierungsmitteilung. Jede einzelne davon ist eine echte E-Mail, die tatsächlich versendet wird.
• Visueller Block-Designer — Header-, Text-, Button-, Bild-, Trennlinien-, Abstands-, Hinweis- und Footer-Blöcke, per Drag-and-drop platziert und in einem Eigenschaftenfenster rechts bearbeitet.
• Variablen-Pillen — die Platzhalter, die jede Vorlage tatsächlich füllen kann, aufgelistet für diese Vorlage. Sie unterscheiden sich je Vorlage, weil jede E-Mail unterschiedliche Dinge kennt.
• Vorschau — rendert die Vorlage so, wie ein Teilnehmer sie tatsächlich sehen würde, einschließlich des ungespeicherten Entwurfs, den Sie gerade betrachten.
• Test senden — verschickt die gespeicherte Vorlage an Ihre eigene Adresse, damit Sie sie in einem echten Postfach prüfen können.
• Zurücksetzen — löscht Ihre Überschreibung für diese eine Vorlage und stellt für das Event den aktuell gültigen Plattformstandard wieder her.

So passen Sie eine Vorlage an

1. Öffnen Sie Teilnehmerkommunikation → E-Mail-Vorlagen und wählen Sie eine Vorlage aus. Der Index kennzeichnet die, die Sie bereits angepasst haben.
2. Der Editor lädt Ihre bestehende Überschreibung, falls vorhanden, sonst eine Kopie des aktuellen Standards.
3. Fügen Sie Blöcke hinzu, entfernen oder ordnen Sie sie neu und bearbeiten Sie den Inhalt jedes Blocks im Eigenschaftenfenster. Fügen Sie Platzhalter über die Variablen-Pillen ein, statt sie zu tippen.
4. Nutzen Sie die Vorschau, um das Ergebnis zu prüfen, und Test senden, um es in Ihrem eigenen Postfach zu sehen.
5. Speichern. Damit wird eine Überschreibung pro Event erstellt (oder aktualisiert); der Standard und jedes andere Event bleiben unberührt.

Gut zu wissen

• Ein Platzhalter, den die E-Mail nicht füllen kann, wird beim Speichern zurückgewiesen, und die Fehlermeldung nennt die betroffenen. Das ist Absicht: Ein nicht füllbarer Platzhalter verwirft das gesamte Design, sodass der Teilnehmer stillschweigend den Standardtext unter Ihrer Betreffzeile erhalten würde — und Sie hätten von diesem Bildschirm aus keine Möglichkeit, das zu erkennen.
• Bestimmte Zeilen werden unabhängig von Ihrem Design wieder hinzugefügt: die Zahlungsschaltfläche bei einer kostenpflichtigen Genehmigung, der Satz zum Erstattungsrecht bei einer Event-Änderung, und Ihr eigener Hinweis bei einer Erstattung. Das sind Pflichtangaben, keine Dekoration.
• Das Zurücksetzen einer Vorlage stellt nicht den Zustand vor Ihrer Bearbeitung wieder her — es kehrt zum Standard so, wie er gerade jetzt gilt zurück, der neuer sein kann als die Version, die Sie ursprünglich kopiert haben.
• Eine Überschreibung gilt immer nur für das eine Event, für das sie erstellt wurde. Um denselben Wortlaut auf mehrere Events auszurollen, müssen Sie die Bearbeitung bei jedem einzelnen wiederholen.
• Die Betreffzeile ist eine reine Zeichenkette; der Textkörper wird aus Blöcken aufgebaut (oder aus rohem HTML, wenn Sie den Block-Designer verlassen), nicht aus einem WYSIWYG-Dokument, sodass exotisches, von anderswo eingefügtes HTML/CSS nicht übernommen wird.

Fehlerbehebung

• Meine Änderungen erscheinen nicht in der tatsächlich bei Teilnehmern eingegangenen E-Mail — prüfen Sie, ob Sie die richtige Vorlage für das richtige Event bearbeitet haben; jede Vorlage und jedes Event ist eine eigene Überschreibung. Kennzeichnet der Index die Vorlage als „nicht in Verwendung“, handelt es sich um ein altes Design mit einem Platzhalter, den nichts füllen kann; öffnen und speichern Sie es, um zu sehen, welcher.
• Speichern wird wegen eines Platzhalters verweigert — dieser Platzhalter ist keiner, den diese E-Mail kennt. Nutzen Sie die Variablen-Pillen für die Vorlage, die Sie gerade bearbeiten; die verfügbare Auswahl ist nicht bei allen gleich.
• „Kann ich den Test an einen Kollegen senden?“ — nein. Der Test geht ausschließlich an Ihre eigene verifizierte Adresse. Der Textkörper ist Ihr eigenes HTML, versendet von der Domain von EventMann, sodass eine beliebige Adresse zu akzeptieren dies zu einem Weg machen würde, beliebige Post unter unserem Ruf zu versenden.
• Testversand ist nie angekommen — er geht an die Adresse Ihres eigenen Kontos. Prüfen Sie diese zuerst, dann Ihre Versandeinrichtung unter Absender-Identität, falls Sie einen eigenen Mailserver nutzen.

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