Check-in & Einlassmanagement

Leitfaden für Veranstalter 4 Min. Lesezeit

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Auf dieser Seite

1. Zuerst auf dem Startbildschirm installieren
2. Tickets scannen
3. Rückgängig, Ton und der Tab Teilnehmer
4. Offline-Modus
5. Gut zu wissen
6. Fehlerbehebung
7. Verwandte Themen

Check-in ist die Stelle, an der Sie Tickets am Einlass scannen. Es öffnet sich als Vollbild mit drei Tabs — Scannen, Bestellungen und Statistik —, funktioniert im Browser jedes Telefons oder Tablets und läuft auch dann weiter, wenn das WLAN vor Ort ausfällt. Einlass (/door) listet alle Veranstaltungen, für die Sie Gäste einlassen können, mit den verkauften Tickets im Verhältnis zur Kapazität.

Zuerst auf dem Startbildschirm installieren

Der Scanner ist eine installierbare App (eine PWA), getrennt von Ihrem allgemeinen EventMann-Lesezeichen, und öffnet sich direkt auf dem Einlass-Bildschirm dieser Veranstaltung; die Installationsschritte stehen unten im Tab Statistik. Erledigen Sie dies, bevor die Türen öffnen, nicht erst dann:

iOS Safari (16.4+) — auf dem iPhone gibt es keine Installationsaufforderung; die Seite führt stattdessen durch Teilen → Zum Home-Bildschirm. Kamera-Scannen innerhalb einer installierten App benötigt iOS 16.4 oder neuer; die Seite warnt Sie, falls Ihre Version älter ist.
Android / Desktop-Chrome — eine Ein-Tipp-Schaltfläche Installieren erscheint automatisch.
Nach der Installation ist die App ausschließlich auf den Scan-Bildschirm beschränkt — läuft Ihre Sitzung mitten in der Schicht ab, öffnet sich die erneute Anmeldung im normalen Browser, nicht innerhalb der installierten App. Das ist eine bewusste Abwägung, damit das installierte Symbol nie zu einem zweiten Admin-Panel werden kann.
Die Installation für ein zweites Ereignis erzeugt ein eigenes Symbol auf dem Startbildschirm; das erste wird nicht überschrieben.

Tickets scannen

Tippen Sie auf Kamera starten und richten Sie sie auf den QR-Code des Teilnehmers (Bildschirm oder Ausdruck).
Ein grünes Banner bestätigt einen gültigen Check-in mit dem Namen und Tickettyp des Teilnehmers; ein rotes Banner bedeutet, dass das Ticket nicht gefunden wurde.
Wurde ein Ticket bereits gescannt, erhalten Sie ein gelbes/bernsteinfarbenes Banner „Bereits eingecheckt" mit der ursprünglichen Check-in-Zeit — kein Fehler, nur ein Hinweis.

Keine Kamera oder ein gesprungener Bildschirm? Tippen Sie stattdessen auf Code eingeben — es akzeptiert in dieser Reihenfolge den eigenen Token des Tickets, die Buchungsreferenz oder einen Teil des Namens/der E-Mail, sodass Sie jemanden auch ohne dessen Ticket in der Hand finden können. Der Tab Bestellungen zeigt die neuesten Bestellungen und findet jede Bestellung schon beim Tippen, mit einer Ein- oder Auscheck-Schaltfläche an jedem Ticket.

Rückgängig, Ton und der Tab Teilnehmer

Check-in rückgängig machen ist 5 Minuten nach dem Scan verfügbar; nach diesem Zeitfenster bietet das Check-in-Protokoll keine Rückgängig-Schaltfläche mehr an.
Ton-Umschalter — installierte iOS-Apps haben keine Vibrations-API, sodass ein hörbarer Signalton die einzige nicht-visuelle Bestätigung ist, dass ein Scan angekommen ist; die Ein/Aus-Wahl wird pro Ereignis gespeichert.
Die Teilnehmerliste (das Klemmbrett-Symbol oben im Einlass-Bildschirm) ist eine durchsuchbare Tabellenansicht desselben Einlasses: Suchen Sie nach Name/E-Mail/Referenz (ab 2 Zeichen), markieren Sie mehrere Zeilen für einen Sammel-Check-in oder kennzeichnen Sie jemanden als nicht erschienen. Sie zeigt dieselben Live-Zahlen Gesamt / Eingecheckt / Verbleibend sowie die Zahl der Nicht-Erschienenen.

Offline-Modus

Laden Sie die Scan-Seite einmal online — sie lädt ein Verzeichnis aller gültigen Tickets herunter, sodass Scans auch ohne Signal validiert werden können.
Offline durchgeführte Scans werden auf dem Gerät in eine Warteschlange gestellt und zeigen eine Zahl noch zu synchronisierender Einträge; sie werden hochgeladen und automatisch abgeglichen, sobald die Verbindung zurückkehrt.
Der Server ist bei Duplikaten immer die maßgebliche Quelle — wurde dasselbe Ticket andernorts eingecheckt, während Sie offline waren, markiert der Abgleich es als „bereits eingecheckt", statt es doppelt zu zählen.

Gut zu wissen

Nur bestätigte Buchungen lösen überhaupt auf — das Ticket einer stornierten oder erstatteten Bestellung lässt sich nicht scannen, selbst wenn der Teilnehmer noch den QR-Code hat.
Ist für den Veranstaltungsort dieses Ereignisses eine Kapazität festgelegt, stoppt das Scannen mit der Meldung „Veranstaltungsort ausgelastet", sobald so viele Personen eingecheckt sind — unabhängig davon, wie viele Tickets insgesamt verkauft wurden.
Teammitglieder benötigen die Unterrolle box_office oder staff (oder eine gleichwertige benutzerdefinierte Berechtigung), um diese Seite überhaupt zu öffnen. Für Helfer, die nicht in Ihrem Team sind, erstellen Sie stattdessen einen Einlasspass: kein Konto erforderlich, und nur für die Tür dieser Veranstaltung.

Fehlerbehebung

„Nicht gefunden" bei einem Ticket, das Sie als gültig kennen — die Bestellung wurde möglicherweise seit der Buchung storniert oder erstattet; prüfen Sie ihren Status in Bestellungen.
Das Scannen funktioniert für niemanden mehr — prüfen Sie, ob die Kapazität des Veranstaltungsorts erreicht wurde; jeder weitere Scan ist blockiert, bis Sie sie erhöhen oder Personen auschecken.
Ein falscher Check-in lässt sich nicht rückgängig machen — das 5-Minuten-Fenster ist abgelaufen; danach gibt es keine Ausnahme.
Die Kamera öffnet sich nicht in einer installierten iPhone-App — prüfen Sie, ob das Gerät iOS 16.4 oder neuer nutzt; ältere Versionen blockieren den Kamerazugriff für installierte Web-Apps.